Verkkolasku on ensimmäinen askel kohti automatisoitua tiedonsiirtoa. Tulevaisuudessa myös muut sähköiset sanomat voidaan välittää ja vastaanottaa sähköisesti. Kun tiedonsiirto nopeutuu, jää enemmän aikaa itse liiketoiminnalle.

Liiketoimintaprosessien sähköisen tiedonsiirron osalta Suomi on kansainvälisesti katsottuna edelläkävijän roolissa. Kansallisella tasolla sähköisen asioinnin kehittäminen on kirjattu hallitusohjelmaan, ja kun Euroopan unionissa käsitellään aiheeseen liittyviä kysymyksiä, on Suomi usein asiantuntijan tai koordinaattorin roolissa.

- Meillä on tietoa, mutta olemme myös käytännön osalta muuta Eurooppaa ison askeleen edellä. Verkkolaskun osalta meillä on monta ainutlaatuista, jo toteutettua asiaa: Verkkolaskufoorumi, verkkolaskuosoitteisto, verkkolaskuvälittäjän kriteerit ja välittäjien välinen yhdysliikennetaulukko. Verkkolaskuosoitteiston tietoja päivittävät pankit ja operaattorit, tietojen käyttö ja hyödyntäminen on yleistä myös yritystasolla, kertoo TIEKEn Martti From.

Verkkolaskufoorumissa on kyse suomalaisesta erikoisuudesta, jonka kaltaista ei muualta maailmasta löydy. Foorumi koostuu verkkolaskun välittäjistä, ohjelmistotaloista, käyttäjäorganisaatioista sekä valtionhallinnon edustajista. – Se on puolueeton ja riippumaton taho, jonka tarkoitus on edistää ja kehittää sähköistä asiointia, From selventää.

Verkkolaskun edut

Verkkolaskuosoitteisto laajentuu Suomessa vuosittain nopealla tahdilla. Yhä useampi yritys onkin jo siirtänyt laskutuksensa sähköisen muotoon.

- Erityisesti pk-yritykset ovat olleet innokkaita sähköistämään toimintojaan ja kyselleet mahdollisuuksia myös muiden sähköisten sanomien käyttöön, From kertoo. Yritysten innostus toiminnan sähköistämisessä ei Fromia ihmetytä, verkkolaskun hyödyt etenkin työajan säästön näkökulmasta ovat selvät. From kuitenkin muistuttaa, että pelkkä sähköisen laskutusjärjestelmän käyttöönotto ei tuo säästöjä, aluksi se voi jopa tuntua kalliimmalta.

- Oleellista on toimintaprosessien uudelleenjärjestely. Kun laskutus ei enää vie yhtä paljon aikaa, voidaan laskutusta hoitavan henkilön työpanos tältä osin siirtää palvelemaan muita toimintoja. Ketju tätä kautta tehostuu henkilö henkilöltä ja aikaa jää lopulta yhä enemmän myös itse liiketoimintaan.

Laskutus edellä, muut perässä

Verkkolaskun osalta Suomessa ollaan siis varsin pitkällä, prosessien sähköistämistä ei kuitenkaan ole tarkoitus pysäyttää tähän.

- Kun prosessit automatisoituvat tulevaisuudessa lisää, voidaan myös muut hankintasanomat, esimerkiksi tarjouspyynnöt, tarjoukset, tilaukset ja tilausvahvistukset välittää ja vastaanottaa sähköisesti, Martti From havainnollistaa. Hankintasanomien sähköistäminen lisää yrityksen kilpailukykyä ja automaatioastetta, jo verkkolaskulla yritys pääsee automatisoimaan taloushallintoaan.

- Lopulta myös kirjanpito toimii yrityksen verkostossa pitkälle automatisoituna ja arvokasta työaikaa säästyy tuottavampaan työhön. Tässä kehityksessä sähköinen lasku on ensimmäinen, mutta tärkeä askel: se luo edellytykset muille toiminnoille. Ja kun kehitys on edennyt tarpeeksi pitkälle, voi lasku nykyisessä muodossa jäädä kokonaan pois käytöstä.

- Järjestelmä tarkistaa automaattisesti, että tilaus vastaa toimitettua tavaraa tai palvelua ja kuittaa tilauksen mukaiset asiat maksatukseen eikä välttämättä tarvita enää laskua tai henkilöitä käsittelemään manuaalisesti tilaukseen liittyviä dokumentteja, From ennustaa ja jatkaa: – Sähköisessä tiedonsiirrossa olemme siis ikään kuin lähteneet liikkeelle liiketoimintaprosessin loppupäästä, laskusta. Muut prosessit seuraavat perässä.

Kirjoittaja: Maiju Riihola