”Tavoitteenamme on minimoida yksittäisen työntekijän taloushallinnon tehtäviin tarvitsema aika, jotta hän voi keskittyä toimenkuvansa ydintehtäviin”, Lauri Palokangas kiteyttää.

Bisnes

Käyttömenojen analytiikka auttaa ennustamaan yrityksen rahaliikennettä

30.04.2019

Yrityksissä on valtava määrä käyttämätöntä tai vain osittain hyödynnettyä dataa, joka analysoituna auttaa käyttömenojen hallinnassa ja liiketoiminnan tulevaisuuden suunnittelussa. Taloushallinnon ja hankinnan ohjelmiston edistykselliset, ennakoivat ratkaisut auttavat yrityksiä automatisoimaan prosessinsa ja käyttämään dataa ennustamaan tulevia kassavirtoja.

Tutkimusyhtiö PwC:n mukaan vain 24 prosenttia taloushallinnon työajasta käytetään liiketoimintaa hyödyntävän tiedon luomiseen. 

– Syynä on ajanpuute, rutiinityön määrä ja tietojärjestelmät, jotka on hankittu yksittäisten ongelmien ratkaisuun sen sijaan, että taloushallintoa ja hankintatoimea olisi tarkasteltu kokonaisuutena, Baswaren tuotemarkkinointijohtaja Lauri Palokangas kertoo. 


Oravanpyörästä pyörän selkään

Palokangas vertaa yritysten taloushallinnon tilannetta entisajan liikennepoliisiin, joka ohjaa risteyksessä liikennettä sen sijaan, että suunnittelisi kaupungin liikennevirtaa ohjaavia vihreitä aaltoja. 

– Kun aika menee päivittäisen talousruljanssin pyörittämiseen, ei jää aikaa miettiä, mitä tietoa yritys voisi taloudelta ja hankinnalta saada paremman päätöksenteon ja kannattavamman liiketoiminnan tueksi, hän sanoo.  

Palokankaalla ja Baswaren Data & Analytiikka -yksikön johtajalla Teemu Toroilla on taloushallinnon tehostamiseen ratkaisu, joka koostuu tiedon läpinäkyvyydestä, taloushallinnon automaatiosta ja käyttömenojen analytiikasta.

– Ensin pitää luoda sataprosenttinen näkyvyys kaikkiin talouden ja hankinnan tietoihin: tilauksiin, sopimuksiin ja laskuihin sekä siihen, miten tämä tieto on saatavilla yli yksikkö- ja maarajojen, Palokangas ja Toroi toteavat.  

– Se tarkoittaa sitä, että yksittäiset tietosiilot pitää kytkeä toisiinsa. Kaiken datan tulisi olla nähtävillä yhtä aikaa ja niiden välille pitää tehdä loogisia kytkentöjä.

Kun ostotoiminnon tieto on luokiteltu, analysoitu ja visualisoitu, on helppoa nähdä, miten ostot jakautuvat ja miten hyvin talous- ja hankintaprosessi toimii. 

– Vain pari luottotoimittajaa voi olla riski, kun kyseessä on liiketoiminnan kannalta kriittinen hankintakategoria. Toisessa ääripäässä hankintoja ei ole järkeistetty ollenkaan, jolloin skaala- ja hintaedut jäävät saamatta, Toroi toteaa.

– Omavaltainen tai hankintasäännön vastainen osto vaikuttaa myös suoraan taloushallinnon informaatiosisältöön, jonka pohjalta päätöksiä tehdään, Lauri ja Teemu huomauttavat. 


Tehokkuutta automaatiolla ja koneoppimisella

Automaatio voi vapauttaa kymmeniä yrityksen taloushallinnossa työskenteleviä muihin, tehokkuutta lisääviin tehtäviin. Automaatio ja analytiikka paljastavat myös hankintaehdotusten ja laskujen käsittelyprosessin pullonkaulat. Automaation rinnalle on tulossa koneoppiminen, joka nopeuttaa laskun käsittelyä entisestään.

– Yritykselle voi tulla kuukaudessa jopa kymmeniä tuhansia laskuja, joissa on virheellistä tietoa tai tarvittavat tiedot puuttuvat kokonaan. Perinteisesti puuttuvien tietojen tarkistaminen ja hankkiminen on hidasta ja kallista käsityötä. Koneoppiminen täydentää tehokkaasti puuttuvia tietoja. Verkkolaskutuksen ja hankinnasta-maksuun-automaation markkinajohtajana meillä on käytössämme suuri määrä dataa, minkä hyödyntäminen lisää asiakkaittemme ennustevarmuutta, Toroi kertoo.


Katse peruutuspeilistä tuulilasiin 

Yrityksiä kiinnostaa, miten ne voivat säästää aikaa ja rahaa ja tehostaa tuotantoa. Basware tarjoaa asiakkailleen analytiikkaratkaisuja, joilla voi tehdä parempia tulevaisuuteen suuntaavia päätöksiä. 

Yksi niistä on ostojen ennakoiva analytiikka, jolla tunnistetaan toistuvia tapahtumia ja arvioidaan niiden todennäköisyyttä tulevaisuudessa.

 

– Tarjoamme asiakkaillemme hankinta- ja talousosastojen vuosittaisia ”kypsyystestejä”, joista asiakkaamme saavat uusia ideoita ja neuvoja toimintojensa kehittämiseksi, Palokangas havainnollistaa.  

https://www.basware.com/en-us


”Kun yrityksissä nähdään, mitä ostetaan, keneltä ja mihin hintaan, hankintoja voidaan keskittää entistä paremmin ja saada sitä kautta volyymietuja”, Teemu Toroi sanoo.

Basware Oyj

Basware Oyj on Helsingin pörssissä noteerattu taloushallinnon ohjelmistoja tuottava yritys. Liikevaihto: 141 miljoonaa EUR (2018) Työntekijämäärä: 1400 Liiketoiminta-alueet: 14 maassa toimisto, tuetaan palveluja yli 100 maassa. https://www.basware.com/en-us
Yrityksen verkkosivut